events

XR Events in een stroomversnelling

De evenementenbranche is blijvend veranderd en vergt veel van ieders geduld, flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Sonja Schaefers, Eigenaar XR Events was al op de goede weg met haar missie ter verduurzaming en het verkennen van onlinemogelijkheden en offlinecombinaties. ‘De ontwikkelingen op dit gebied zijn door Corona in een stroomversnelling gekomen. Online of hybride events hebben minder impact op milieu en omgeving en bieden nu ook het grootste bereik en de meeste mogelijkheden.’

De regie in handen

Door de steeds veranderende situatie is het ver vooruitplannen van een bijeenkomst of event nagenoeg onmogelijk geworden. De branche reageert ad hoc op aangescherpte maatregelen of juist de versoepeling ervan.

Sonja: ‘Binnen twee weken moet een event of programma staan en dat vergt veel aanpassingsvermogen en flexibiliteit van zowel leveranciers als opdrachtnemers en opdrachtgevers.’

‘In razend tempo heb ik mijn expertise kunnen verdiepen en uitbreiden op het gebied van online- en hybride events. Bij de vormgeving van dit soort evenementen gaat het vooral om inhoud, interactie, samenwerken, techniek, de juiste camerashots, invalshoeken, een goed (technisch) draaiboek en de overkoepelende regie.’

De boodschap reikt verder

De werkzaamheden van Sonja hebben een extra dimensie gekregen. ‘Online events horen er nu bij en zijn een blijvertje. Dat het hele event wordt opgenomen en nog tot in de lengte der dagen kan worden teruggekeken is niet alleen leuk maar vergroot ook het bereik van de boodschap. We zullen absoluut teruggaan naar live zodra de omstandigheden dat weer toelaten want er gaat niets boven elkaar werkelijk ontmoeten, maar hybride en online mogelijkheden zullen onlosmakelijk verbonden blijven aan een evenement. Mensen hebben dit inmiddels omarmd.’

Beach Clean up

Na deelname aan de Beach Clean Up Tour van de Noord-Hollandse Daan Strang is het idee ontstaan om daarvan een teambuildingactiviteit, die maatschappelijk verantwoord, duurzaam en leerzaam is, te ontwikkelen. ‘Naast dat deze activiteit voor de nodige lichamelijke inspanning zorgt word je als deelnemer met de neus op de feiten gedrukt over de impact van ons nonchalante wegwerpgedrag op het milieu.’ Is het dan alleen maar confronterend? ‘Uiteraard is het vooral heel leuk om te doen’ lacht Sonja. ‘Je levert direct een positieve bijdrage aan de omgeving, kunt onderhoudende discussies voeren tijdens het diner en hoort van de doorgewinterde gids alle ins, outs en wetenswaardigheden van de regio.’

Waardevolle tussenschakel

Er zijn op het gebied van online- en hybride events zoveel partijen, platforms en (streaming)mogelijkheden dat opdrachtgevers er een hele kluif aan hebben om het juiste team samen te stellen die hun doelstellingen en verwachtingen kunnen omzetten naar het ideale event. ‘Freelance-eventmanagers en bureaus kunnen met hun ervaring een adviserende en coördinerende rol in dit nieuwe speelveld vervullen en partijen en expertises samenbrengen’, legt Sonja uit. ‘Voor een opdrachtgever scheelt dit veel voorbereidingstijd en research. We kunnen hen, met de inmiddels veelvuldig opgedane ervaring, aan de hand nemen en laten zien wat de verschillende mogelijkheden en partijen voor effect en impact hebben op het gewenste event. Slechte achtergronden of haperende verbindingen kunnen echt niet meer. Inmiddels zijn er flinke slagen gemaakt qua professionalisering en hoeft een online event niet onder te doen voor een gevestigd televisieprogramma.’

Masterclass Duurzaam Eventmanagement

Om anderen mee te nemen in haar duurzame ideaal en met hen de kneepjes, in en outs te delen bij het organiseren van een duurzaam event heeft Sonja de driedaagse Masterclass Duurzaam Eventmanagement ontwikkelt. Een masterclass waarin kijkjes in keukens worden gegeven, bewustwording wordt gestimuleerd en casestudies onderzocht.
‘Samen met de Verspillingsfabriek, Novotel Amsterdam Schiphol Airport en de Eventfabriek nodigen we eventmanagers en bureaus uit te kijken naar de gehele keten. Waar zijn de (onverwachte) mogelijkheden tot verduurzaming? Anno nu kom je echt niet meer weg met: we hebben het plasticgebruik gereduceerd.’

https://www.events.nl/nieuws/xr-events-stroomversnelling

What’s in a name…

Sonja Regelt Het ondergaat een metamorfose

2 jaar geleden heb ik de grote sprong in het diepe gemaakt! Ik ging mijn hart volgen en werd freelance Event manager. Best een spannende beslissing als alleenstaande moeder van 2 kinderen.
“Sonja Regelt Het “werd de naam waaronder ik mij in schreef bij de KVK, deze naam sloot volledig aan bij waar ik zo blij van word: regelen en organiseren!
Mijn eerste project als zzp’er was gelijk een schot in de roos. Ik mocht meewerken aan een 3-daags congres en een 5-daagse hackathon. Na 16 jaar gewerkt te hebben bij grote merken in de marketing, voelde ik me eindelijk volledig op mijn plek! Opdrachten volgde elkaar op en ik genoot van ieder moment. Zelfs ook als het even niet meezat, want ondernemen is naast eventmanagement iets wat echt bij mij past.
Ik krijg regelmatig de vraag of ik een aanbod aan zou nemen als een opdrachtgever zou vragen of ik in dienst wilde komen. Volmondig zeg ik iedere keer: “dat is tof om te horen, maar ik blijf als freelancer werken, ik vind het namelijk fantastisch, ieder onderdeel!” De zekerheid van een vaste baan, weegt voor mij niet op tegen alle energie die ik krijg van de diverse opdrachten die ik mag uitvoeren en hoe graag ik tot het uiterste ga voor mijn verschillende opdrachtgevers.
In die 2 jaar is er best veel veranderd; mijn netwerk binnen de eventbranche is enorm gegroeid, ik heb ontzettend veel leuke en inspirerende mensen leren kennen en ik weet nu ook zeker dat ik verder met mijn bedrijf wil groeien. Mooie en nieuwe projecten oppakken, huidige relaties uitdiepen, nieuwe samenwerkingen aangaan en fantastische resultaten neerzetten.
En dat heeft geleid tot de gedachte: “ik moet mijn naam veranderen!”
Ik regel en organiseer nog steeds, maar er komt veel meer bij kijken. Uiteindelijk is het regelen en organiseren een middel om je doel te bereiken. Waarom organiseer je een event, voor wie en met welk doel zijn de vragen die als eerste beantwoordt moeten worden.
Daarom krijgt “Sonja Regelt Het” een metamorfose! Vanaf nu gaat ik verder onder de naam: XR Events
De X staat voor de woorden eXtra en eXtended, want we gaan altijd verder dan wat verwacht wordt. De R staat voor Results, Relationship en Reality! Uiteindelijk gaat het om het resultaat, de relaties die je opbouwt/beheert en de realiteit die je creëert met jouw evenement.
Iedereen die mij een beetje kent, weet dat ik me ook bezighoud met het verduurzamen van evenementen. Daar is de R ook een belangrijke letter, die staat namelijk voor: Refuse, Reduce, Reuse en Recycle.
Zo valt alles samen: mijn passie, wat ik zo graag doe en waar ik zoveel energie uithaal; het organiseren van evenementen met een verhaal, mijn urge voor resultaat en mijn liefde voor verduurzamen van events.
Het nieuwe logo is er al, mijn auto wordt binnenkort bestickerd (dus als je mij ziet rijden, zwaai even!) en ik sta inmiddels bij Locaties met Meerwaarde op de website als de eventmanager die gespecialiseerd is in het verduurzamen van events!
Wil jij meer weten over de mogelijkheden die ik voor jullie zou kunnen betekenen op gebied van duurzaamheid of het organiseren van een evenement? Bel of mail mij gerust!
Tel: 06-10088411
sonja@xr-events.nl