Evenementen

XR Events in een stroomversnelling

De evenementenbranche is blijvend veranderd en vergt veel van ieders geduld, flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Sonja Schaefers, Eigenaar XR Events was al op de goede weg met haar missie ter verduurzaming en het verkennen van onlinemogelijkheden en offlinecombinaties. ‘De ontwikkelingen op dit gebied zijn door Corona in een stroomversnelling gekomen. Online of hybride events hebben minder impact op milieu en omgeving en bieden nu ook het grootste bereik en de meeste mogelijkheden.’

De regie in handen

Door de steeds veranderende situatie is het ver vooruitplannen van een bijeenkomst of event nagenoeg onmogelijk geworden. De branche reageert ad hoc op aangescherpte maatregelen of juist de versoepeling ervan.

Sonja: ‘Binnen twee weken moet een event of programma staan en dat vergt veel aanpassingsvermogen en flexibiliteit van zowel leveranciers als opdrachtnemers en opdrachtgevers.’

‘In razend tempo heb ik mijn expertise kunnen verdiepen en uitbreiden op het gebied van online- en hybride events. Bij de vormgeving van dit soort evenementen gaat het vooral om inhoud, interactie, samenwerken, techniek, de juiste camerashots, invalshoeken, een goed (technisch) draaiboek en de overkoepelende regie.’

De boodschap reikt verder

De werkzaamheden van Sonja hebben een extra dimensie gekregen. ‘Online events horen er nu bij en zijn een blijvertje. Dat het hele event wordt opgenomen en nog tot in de lengte der dagen kan worden teruggekeken is niet alleen leuk maar vergroot ook het bereik van de boodschap. We zullen absoluut teruggaan naar live zodra de omstandigheden dat weer toelaten want er gaat niets boven elkaar werkelijk ontmoeten, maar hybride en online mogelijkheden zullen onlosmakelijk verbonden blijven aan een evenement. Mensen hebben dit inmiddels omarmd.’

Beach Clean up

Na deelname aan de Beach Clean Up Tour van de Noord-Hollandse Daan Strang is het idee ontstaan om daarvan een teambuildingactiviteit, die maatschappelijk verantwoord, duurzaam en leerzaam is, te ontwikkelen. ‘Naast dat deze activiteit voor de nodige lichamelijke inspanning zorgt word je als deelnemer met de neus op de feiten gedrukt over de impact van ons nonchalante wegwerpgedrag op het milieu.’ Is het dan alleen maar confronterend? ‘Uiteraard is het vooral heel leuk om te doen’ lacht Sonja. ‘Je levert direct een positieve bijdrage aan de omgeving, kunt onderhoudende discussies voeren tijdens het diner en hoort van de doorgewinterde gids alle ins, outs en wetenswaardigheden van de regio.’

Waardevolle tussenschakel

Er zijn op het gebied van online- en hybride events zoveel partijen, platforms en (streaming)mogelijkheden dat opdrachtgevers er een hele kluif aan hebben om het juiste team samen te stellen die hun doelstellingen en verwachtingen kunnen omzetten naar het ideale event. ‘Freelance-eventmanagers en bureaus kunnen met hun ervaring een adviserende en coördinerende rol in dit nieuwe speelveld vervullen en partijen en expertises samenbrengen’, legt Sonja uit. ‘Voor een opdrachtgever scheelt dit veel voorbereidingstijd en research. We kunnen hen, met de inmiddels veelvuldig opgedane ervaring, aan de hand nemen en laten zien wat de verschillende mogelijkheden en partijen voor effect en impact hebben op het gewenste event. Slechte achtergronden of haperende verbindingen kunnen echt niet meer. Inmiddels zijn er flinke slagen gemaakt qua professionalisering en hoeft een online event niet onder te doen voor een gevestigd televisieprogramma.’

Masterclass Duurzaam Eventmanagement

Om anderen mee te nemen in haar duurzame ideaal en met hen de kneepjes, in en outs te delen bij het organiseren van een duurzaam event heeft Sonja de driedaagse Masterclass Duurzaam Eventmanagement ontwikkelt. Een masterclass waarin kijkjes in keukens worden gegeven, bewustwording wordt gestimuleerd en casestudies onderzocht.
‘Samen met de Verspillingsfabriek, Novotel Amsterdam Schiphol Airport en de Eventfabriek nodigen we eventmanagers en bureaus uit te kijken naar de gehele keten. Waar zijn de (onverwachte) mogelijkheden tot verduurzaming? Anno nu kom je echt niet meer weg met: we hebben het plasticgebruik gereduceerd.’

https://www.events.nl/nieuws/xr-events-stroomversnelling

IS DUURZAAMHEID INEENS ONBELANGRIJK GEWORDEN?

Als we iets kunnen als eventplanners is het snel schakelen. Dat zien we nu ook gebeuren, inspirerend om te zien. Al lijkt het wel of de huidige aanpassingen ten koste gaan van duurzaamheid.

Ben jij iemand die vast houdt aan wat er geweest is en dat zo vormgeeft dat het aan de richtlijnen voldoet of ben jij iemand die een andere wereld voor zich ziet, waarin aspecten van “vroeger” passen?

Is het nieuwe normaal, wel normaal?

Hoe passen we ons aan?

De 1,5 metersamenleving, wat houdt dat naast de fysieke afstand eigenlijk in? Dat antwoord zal per onderneming, dienst, product er heel anders uit kunnen zien. Voor evenementen heeft het een enorme impact op hoeveel mensen er aanwezig kunnen zijn, waar ze naar binnen komen, hoe we ze ontvangen (hebben we onbewust al afscheid genomen van het handen schudden?), welke locatie het meeste geschikt is, hoe de lunch wordt geserveerd en ga zo maar door.

Hoe pakken we het aan, gaan we vanuit een standaard template per onderwerp kijken hoe we het aan kunnen passen of beginnen we blanco en gaan we out of de box denken?

Huidige voorbeelden bestaan uit veel wegwerpartikelen

De voorbeelden die ik al geregeld langs zie komen blijven veelal bij het oude. Met wat aanpassingen om er een “geschikt” evenement van te maken. Geschikt is daarbij een dubbel woord, want het houdt zich inderdaad aan de RIVM-richtlijnen, maar helaas zien we ook dat er juist op duurzaamheid dan weer ingeleverd wordt. De disposables, lunchboxes en take away koffiebekers waren tot voor kort steeds meer taboe, maar worden nu zonder pardon genoemd.

Jammer! Want juist nu zou je de vrije hand in kunnen hebben over hoe je jouw evenement niet alleen aanpast op probleemoplossend niveau, maar ook hoe je het voor een langere periode en dus strategisch in kan zetten.

Denk vanuit een strategisch plan

Vanuit een strategisch, langetermijnplanning werken in plaats van vanuit losse punten levert meer op en is uiteindelijk dan ook goedkoper. Dit geldt ook voor duurzaamheid. Pak het direct bij de wortels aan. In deze tijd hebben we het dan niet over zonnepanelen of een nieuw composteermachine, maar over jouw bedrijf.

Als je duurzaamheid direct in het strategisch plan verwerkt en dus ook gelijk bespreekbaar hebt gemaakt. Zal dit snel zijn vruchten afwerpen. Keuzes worden namelijk gemakkelijker gemaakt. Bij bijvoorbeeld een doelstelling als “zo min mogelijk afval”, zal biologisch afbreekbaar plastic geen keuze zijn en hoef je deze dan ook niet in te kopen. Daarbij kun je ook je toeleveranciers vragen om zo min mogelijk verpakkingen te gebruiken. Scheelt weer een hoop uitpakwerk!

Stel jezelf de vragen:

  • Wat kan ik doen op het gebied van voedselverspilling?
  • Wat kan ik doen op het gebied van verpakkingen, transport, communicatie en mijn personeel?

Promoot je jouw bedrijf bijvoorbeeld met: “we hebben genoeg parkeerplekken voor de deur”, terwijl het treinstation 5 min lopen is? Dan is er werk aan de winkel.

Deze blog is geschreven in opdracht van Eventgoodies. XR Events is in 2020 als gastblogger bij hen aangesloten.

Events verduurzamen, duurzaam of circulair organiseren?

High Profile Events besteedt ook steeds meer aandacht aan het onderwerp duurzaamheid. Gelukkig want het is nog steeds onderbelicht of wordt gezien als een “hmpfff, daar MOETEN we ook wat mee” onderwerp. Dat het niet lastig hoeft te zijn om te verduurzamen vertellen wij zoveel mogelijk eventprofessionals en locaties. Wat ook echt zo is! Iedere stap is er 1.

Wil jij de column lezen van XR Events? Klik dan hier!