Uncategorized

XR Events staat midden in de actie

Razendsnel heeft Sonja Schaefers, Eigenaar XR Events, de fijne kneepjes van het showcalling en de organisatie van online evenementen in de vingers gekregen. Terloops sprak zij in een eerder gesprek haar wens uit meer met virtual reality en digitalisering te mogen gaan doen. ‘Be carefull what you wish for’, lachen we nu om de onverwacht snelle respons van het universum. De uitdaging lag daar en Sonja pakte hem met beide handen aan. ‘Meerdaagse online events, waarbij ik als spin in het web midden in de actie zit en niet kan verslappen, daar hou ik van.’

Munitie geven en totale overview

‘Bij een online event ben je volledig afhankelijk van de technici en de mensen op de vloer. Hoe eerder je in het voortraject met alle betrokken partijen in gesprek gaat, hoe soepeler een event zal verlopen. Je hebt deze gesprekken nodig om iedereen van munitie te voorzien om je event op de beste manier vorm te geven.’

Bij een online event is een crew van technici aanwezig bestaande uit mensen die het beeld bepalen, een team voor de programmering, geluidsmensen en technici die ervoor zorgen dat de inbellers allemaal juist verbonden worden. ‘Als showcaller ofwel regisseur ben ik de spin in dit web en zorg ik voor de totale overview. Een twee uur durende uitzending is behoorlijk intensief en hoge concentratie en alertheid is vereist. Ik moet continu scherp zijn en heel goed luisteren. Wat gebeurt er op het podium? Wat komt hierna? Ik tref dan ook altijd zelf de voorbereidingen en maak het technisch draaiboek. De combinatie van voorbereiden en uitvoeren maakt een online event voor mij heel interessant om vorm te geven.’

Technische uitdagingen

‘De grootste uitdaging nu is wel het online vormgeven van beurzen. De beleving die ik toe nu toe bij initiatieven heb gezien benadert nog lang niet de sfeer van live ontmoetingen’, vertelt Sonja. ‘Ik zie voor me hoe we een virtuele stand creëren waar je doorheen kunt lopen en alles wat je aanraakt geeft informatie over het product of bedrijf. Door gebruik te maken van Virtual of Augmented Reality maak je een voorheen platte pagina al een stuk aantrekkelijker voor zowel de bezoeker als de standhouder. Alles draait om de inhoud én beleving. Dat laatste moeten we online niet vergeten.’

‘Dit soort ontwikkelingen kosten tijd en geld. Vanuit mijn natuurlijke interesse doe ik hier veel research naar en ervaring in op en ga ik me hier verder in specialiseren. Deze pijler sluit ook fantastisch aan op mijn moederspecialisme: duurzaamheid.’

De circulaire samenleving

Online zijn er nog steeds veel duurzaamheidsaspecten waarmee rekening gehouden kan worden. Sonja: ‘Het draait allemaal om keuzes en afwegingen. Wat is voor jouw beurs, congres of event nodig? Kijk dan naar de verschillende aanbieders. Duurzaamheid is automatisch een thema, want online is niet per definitie duurzaam. Als je de opnamelocatie ver uit de buurt van je gasten en technici kiest dan is er nog steeds veel reisbeweging. Kijk naar het decor. Is dat een print die je maar één keer kunt gebruiken of kan je met een digitaal scherm elke gewenste achtergrond creëren? Kleine dingen maken een groot verschil op weg naar een circulaire samenleving.’

Kennis delen via: De Taal der Techniek

‘Momenteel werk ik voor de gehele branchedriehoek: leveranciers, opdrachtgevers en organisatiebureaus. Binnen die verschillende disciplines zag ik veel miscommunicatie ontstaan doordat we simpelweg niet dezelfde taal spreken. Daarin wilde ik graag verandering brengen en organiseerde het webinar: De Taal der Techniek, om elkaar beter te leren begrijpen.  Overheidsinstanties, corporates, bureaus en zelfstandigen namen deel. Dat zegt iets over de interesse en noodzaak van dit onderwerp. Mijn nieuwe ervaringen, opgedane kennis en inzichten deel ik graag met anderen uit de branche. Ik vind dat je dat soort waardevolle informatie niet voor jezelf mag houden als je wilt dat alles, in zijn geheel, beter wordt.’

Artikel gepubliceerd op https://www.events.nl/nieuws/xr-events-staat-midden-de-actie

Events verduurzamen, duurzaam of circulair organiseren?

circulaire economie

Je hoort de woorden duurzaamheid en circulair steeds meer voorbijkomen in de evenementenbranche. Maar wat is nou het verschil? Soms lijkt het erop dat die woorden in ieder gesprek naar voren komen, maar wat moet je er eigenlijk mee? Het is duidelijk dat de focus de komende jaren steeds meer gelegd wordt op duurzaamheid.

Circulair

Circulair zegt het al, het is een cirkel. Alle onderdelen zullen hergebruikt moeten kunnen worden. Ieder onderdeel in de keten moet dan ook circulair zijn. Een volledig circulair evenement is vooralsnog een megagrote uitdaging. Wel kun je bepaalde onderdelen van je evenement circulair maken. Zoals een cateraar kiezen die van restanten van voedsel, eten maakt of een locatie uitkiezen die circulair is gebouwd.

Duurzaam

Een duurzaam evenement is een evenement waarbij er vanaf de start van de organisatie rekening gehouden is en bewuste keuzes zijn gemaakt t.o.v. de impact op het milieu en de samenleving. Deze dient zo min mogelijk te zijn. Daarbij is iedere stap in de keten even belangrijk. Je kunt namelijk 3 dagen lang volop afval gescheiden hebben, maar als de afvalverwerker het daarna op 1 hoop gooit, is al je moeite voor niets geweest. Belangrijk is dat als je een duurzaam evenement wilt organiseren, dat je het vanaf het concept/ plan tot aan de evaluatie duurzaam maakt. XR Events kan hierin van begin tot einde adviseren. 1 van de middelen hiervoor is een quick scan, we kijken dan op welk gebied je kan verduurzamen en verbinden je aan de juiste partners.

Verduurzamen

Verduurzamen kan al met kleine stapjes. Iedere stap is er 1. Om ineens een duurzaam evenement te organiseren is een grote omschakeling. Het is wel mogelijk om direct te verduurzamen. Verduurzamen is namelijk een keuze, op welk niveau ook en onder te verdelen in de segmenten:

  • Energie
  • Mobiliteit
  • Food & Beverages
  • Sociale duurzaamheid

Ieder segment is weer onder te verdelen in subonderwerpen. Dit hangt natuurlijk volledig af van de door jou te organiseren evenement. Bekijk daarom zo vroeg mogelijk op welke onderdelen je zou kunnen verduurzamen. Stel doelen!

Voorbeelden van waar je direct invloed op uit kan oefenen als eventmanager. Uitgaande van dat je gelijk bij de start van de organisatie betrokken bent.

* Voedsel; wist je dat voor 1kg rundvlees, 15.500 liter water nodig is? Is een volledig vegetarisch menu voor jouw doelgroep net even teveel van het goede? Dan ben je al aan het verduurzamen als je gaat voor een 80% vegetarisch menu kiest!

* Goodies; weet waar je je goodies vandaan haalt. Vele event gadget leveranciers hebben helaas nog veel producten die verpakt zijn in plastic. Er komen steeds meer leveranciers die wel bewust en duurzamere alternatieven aanbieden. Dat gezegd hebbende, denk ook goed na over of je je bezoekers wel zo blij maakt met de goodie/ gadget die je weg wilt geven.

* Locatie; Kies voor een eventlocatie die past bij jouw doelgroep/ event én die bewust omgaat met duurzaamheid. De ene heeft zonnepanelen op het dak, de ander heeft een volledig vegetarische keuken of probeert zoveel mogelijk hun restafval te reduceren door gebruikt te maken van Artificial Intelligence. Stel vragen tijdens je locatiebezoek en wees kritisch. Een goede partner denkt met je mee.

De tegenwerpingen die we allemaal tegenkomen; Geen tijd en geld

De tegenwerpingen zijn er nog volop. Diegene die hierbij vaak genoemd worden zijn: zoveel tijd hebben we daarvoor niet en dat kost geld. Maar als je op tijd begint, kan dat zelfs tijd opleveren! Bepaalde onderdelen zullen dan wellicht niet ingezet worden of je bedenkt een alternatief die veel minder impact heeft op je workload. Vergeet niet: jouw duurzame leverancier is expert, laat hen doen waar ze goed in zijn! Iedereen die over een budget gaat wil graag direct resultaat zien in de balans. Kosten zijn daarbij een belangrijke indicator, maar voordat je zegt: dat kost geld; kijk naar de alternatieven! Vaak is het verrassend hoeveel iets kost of juist niet.

Wat als…

Wees kritisch, kijk naar je leveranciers, de locaties, de benodigde materialen. Sluit dit niet aan op jouw gewenste niveau van verduurzamen, vraag dan naar de alternatieven. Maar wees ook kritisch naar jezelf. Start met een wat als in plaats van een ja maar.

Begin is het advies. Iedere stap naar verduurzamen is er 1!

Wil je meer weten over hoe je jouw evenementen kan verduurzamen? Neem dan contact op via info@xr-events.nl.

De regie in handen

Van live naar online gaan heeft veel impact gehad.

Wij nemen de regie in handen, ook als we live gaan. XR Events kan ook ingezet worden als showcaller en regisseur van jouw online event. Inmiddels hebben we in het afgelopen jaar al zo’n 20 (middel)grote events mogen regisseren.

We houden deze kennis niet alleen bij ons, maar we delen deze ook met de opdrachtgever. Zodat bij een volgend event, de communicatie efficiënter zal zijn. Want technici spreken toch echt een andere taal. Zodra je die begrijpt, maakt het je leven een stuk gemakkelijker.

XR Events in een stroomversnelling

De evenementenbranche is blijvend veranderd en vergt veel van ieders geduld, flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Sonja Schaefers, Eigenaar XR Events was al op de goede weg met haar missie ter verduurzaming en het verkennen van onlinemogelijkheden en offlinecombinaties. ‘De ontwikkelingen op dit gebied zijn door Corona in een stroomversnelling gekomen. Online of hybride events hebben minder impact op milieu en omgeving en bieden nu ook het grootste bereik en de meeste mogelijkheden.’

De regie in handen

Door de steeds veranderende situatie is het ver vooruitplannen van een bijeenkomst of event nagenoeg onmogelijk geworden. De branche reageert ad hoc op aangescherpte maatregelen of juist de versoepeling ervan.

Sonja: ‘Binnen twee weken moet een event of programma staan en dat vergt veel aanpassingsvermogen en flexibiliteit van zowel leveranciers als opdrachtnemers en opdrachtgevers.’

‘In razend tempo heb ik mijn expertise kunnen verdiepen en uitbreiden op het gebied van online- en hybride events. Bij de vormgeving van dit soort evenementen gaat het vooral om inhoud, interactie, samenwerken, techniek, de juiste camerashots, invalshoeken, een goed (technisch) draaiboek en de overkoepelende regie.’

De boodschap reikt verder

De werkzaamheden van Sonja hebben een extra dimensie gekregen. ‘Online events horen er nu bij en zijn een blijvertje. Dat het hele event wordt opgenomen en nog tot in de lengte der dagen kan worden teruggekeken is niet alleen leuk maar vergroot ook het bereik van de boodschap. We zullen absoluut teruggaan naar live zodra de omstandigheden dat weer toelaten want er gaat niets boven elkaar werkelijk ontmoeten, maar hybride en online mogelijkheden zullen onlosmakelijk verbonden blijven aan een evenement. Mensen hebben dit inmiddels omarmd.’

Beach Clean up

Na deelname aan de Beach Clean Up Tour van de Noord-Hollandse Daan Strang is het idee ontstaan om daarvan een teambuildingactiviteit, die maatschappelijk verantwoord, duurzaam en leerzaam is, te ontwikkelen. ‘Naast dat deze activiteit voor de nodige lichamelijke inspanning zorgt word je als deelnemer met de neus op de feiten gedrukt over de impact van ons nonchalante wegwerpgedrag op het milieu.’ Is het dan alleen maar confronterend? ‘Uiteraard is het vooral heel leuk om te doen’ lacht Sonja. ‘Je levert direct een positieve bijdrage aan de omgeving, kunt onderhoudende discussies voeren tijdens het diner en hoort van de doorgewinterde gids alle ins, outs en wetenswaardigheden van de regio.’

Waardevolle tussenschakel

Er zijn op het gebied van online- en hybride events zoveel partijen, platforms en (streaming)mogelijkheden dat opdrachtgevers er een hele kluif aan hebben om het juiste team samen te stellen die hun doelstellingen en verwachtingen kunnen omzetten naar het ideale event. ‘Freelance-eventmanagers en bureaus kunnen met hun ervaring een adviserende en coördinerende rol in dit nieuwe speelveld vervullen en partijen en expertises samenbrengen’, legt Sonja uit. ‘Voor een opdrachtgever scheelt dit veel voorbereidingstijd en research. We kunnen hen, met de inmiddels veelvuldig opgedane ervaring, aan de hand nemen en laten zien wat de verschillende mogelijkheden en partijen voor effect en impact hebben op het gewenste event. Slechte achtergronden of haperende verbindingen kunnen echt niet meer. Inmiddels zijn er flinke slagen gemaakt qua professionalisering en hoeft een online event niet onder te doen voor een gevestigd televisieprogramma.’

Masterclass Duurzaam Eventmanagement

Om anderen mee te nemen in haar duurzame ideaal en met hen de kneepjes, in en outs te delen bij het organiseren van een duurzaam event heeft Sonja de driedaagse Masterclass Duurzaam Eventmanagement ontwikkelt. Een masterclass waarin kijkjes in keukens worden gegeven, bewustwording wordt gestimuleerd en casestudies onderzocht.
‘Samen met de Verspillingsfabriek, Novotel Amsterdam Schiphol Airport en de Eventfabriek nodigen we eventmanagers en bureaus uit te kijken naar de gehele keten. Waar zijn de (onverwachte) mogelijkheden tot verduurzaming? Anno nu kom je echt niet meer weg met: we hebben het plasticgebruik gereduceerd.’

https://www.events.nl/nieuws/xr-events-stroomversnelling

Give me cues!

Online events

Wij zijn live, maar dan online 😉

XR Events is de afgelopen dagen aan het werk geweest als support voor een AV bedrijf. Zodat de technici zich kunnen richten op hun werk en de juiste cues krijgen.

Showcalling, producing, regisseren, hoe je het ook wilt noemen, wij staan klaar!

Eventfabriek duurzame partner van Masterclass

Partner zijn van de Masterclass Duurzaam Event Management betekent meer dan preffered supplier zijn.

Want partners zoals de Eventfabriek zullen ook hun bijdrage leveren aan de inhoud van de masterclass. Zij geven letterlijk en figuurlijk een kijkje in de keuken.

In het geval van de Eventfabriek is het Quinten Huigen (eigenaar) die op de 3e dag zijn visie geeft op verduurzaming en wat dat voor zijn bedrijf en bedrijfsvoering betekend.

Quinten : “Ik heb jazzgitaar gestudeerd op het conservatorium voordat ik begon met ondernemen en ben altijd heel erg met duurzaamheid bezig geweest, als ondernemer maar ook zeker privé. Practice what you preach! Het is mijn persoonlijke doel om de wereld groener achter te laten dan ik em gevonden heb, en dat vertaalt zich in een leven lang leren over duurzaamheid, maar ook het weer doorgeven van de lessen die we onderweg tegen zijn gekomen. Samen kunnen we het verschil maken.”

Dat is ook wat we gaan doen tijdens deze 3-daagse, samen het verschil maken. Want ook jij als deelnemer neemt jouw ervaringen mee, naast die van de partners.

Nieuwsgierig geworden en wil je meer weten? Klik dan hier.

IS DUURZAAMHEID INEENS ONBELANGRIJK GEWORDEN?

Als we iets kunnen als eventplanners is het snel schakelen. Dat zien we nu ook gebeuren, inspirerend om te zien. Al lijkt het wel of de huidige aanpassingen ten koste gaan van duurzaamheid.

Ben jij iemand die vast houdt aan wat er geweest is en dat zo vormgeeft dat het aan de richtlijnen voldoet of ben jij iemand die een andere wereld voor zich ziet, waarin aspecten van “vroeger” passen?

Is het nieuwe normaal, wel normaal?

Hoe passen we ons aan?

De 1,5 metersamenleving, wat houdt dat naast de fysieke afstand eigenlijk in? Dat antwoord zal per onderneming, dienst, product er heel anders uit kunnen zien. Voor evenementen heeft het een enorme impact op hoeveel mensen er aanwezig kunnen zijn, waar ze naar binnen komen, hoe we ze ontvangen (hebben we onbewust al afscheid genomen van het handen schudden?), welke locatie het meeste geschikt is, hoe de lunch wordt geserveerd en ga zo maar door.

Hoe pakken we het aan, gaan we vanuit een standaard template per onderwerp kijken hoe we het aan kunnen passen of beginnen we blanco en gaan we out of de box denken?

Huidige voorbeelden bestaan uit veel wegwerpartikelen

De voorbeelden die ik al geregeld langs zie komen blijven veelal bij het oude. Met wat aanpassingen om er een “geschikt” evenement van te maken. Geschikt is daarbij een dubbel woord, want het houdt zich inderdaad aan de RIVM-richtlijnen, maar helaas zien we ook dat er juist op duurzaamheid dan weer ingeleverd wordt. De disposables, lunchboxes en take away koffiebekers waren tot voor kort steeds meer taboe, maar worden nu zonder pardon genoemd.

Jammer! Want juist nu zou je de vrije hand in kunnen hebben over hoe je jouw evenement niet alleen aanpast op probleemoplossend niveau, maar ook hoe je het voor een langere periode en dus strategisch in kan zetten.

Denk vanuit een strategisch plan

Vanuit een strategisch, langetermijnplanning werken in plaats van vanuit losse punten levert meer op en is uiteindelijk dan ook goedkoper. Dit geldt ook voor duurzaamheid. Pak het direct bij de wortels aan. In deze tijd hebben we het dan niet over zonnepanelen of een nieuw composteermachine, maar over jouw bedrijf.

Als je duurzaamheid direct in het strategisch plan verwerkt en dus ook gelijk bespreekbaar hebt gemaakt. Zal dit snel zijn vruchten afwerpen. Keuzes worden namelijk gemakkelijker gemaakt. Bij bijvoorbeeld een doelstelling als “zo min mogelijk afval”, zal biologisch afbreekbaar plastic geen keuze zijn en hoef je deze dan ook niet in te kopen. Daarbij kun je ook je toeleveranciers vragen om zo min mogelijk verpakkingen te gebruiken. Scheelt weer een hoop uitpakwerk!

Stel jezelf de vragen:

  • Wat kan ik doen op het gebied van voedselverspilling?
  • Wat kan ik doen op het gebied van verpakkingen, transport, communicatie en mijn personeel?

Promoot je jouw bedrijf bijvoorbeeld met: “we hebben genoeg parkeerplekken voor de deur”, terwijl het treinstation 5 min lopen is? Dan is er werk aan de winkel.

Deze blog is geschreven in opdracht van Eventgoodies. XR Events is in 2020 als gastblogger bij hen aangesloten.

Interview XR Events op Events.nl: High Social Impact

XR Events staat voor duurzame, maatwerkconcepten en heeft de missie evenementen te organiseren met high social en een zo low environmental mogelijke impact. ‘Op weg naar wat de nieuwe norm zal zijn, begeleid ik mensen en organisaties, via hun evenementen, naar duurzame keuzes en oplossingen,’ vertelt Sonja Schaefers, eigenaresse XR Events.

In 2017 maakte Sonja vanuit een marketingachtergrond bij grote labels, een vliegende start met strategisch eventmanagement via ‘Sonja Regelt Het!’ Anno 2019 veranderde zij haar bedrijfsnaam in: XR Events. Een naam waarbij de X staat voor eXtended en de R voor Results en die beter aansluit bij waar zij nu voor staat: het creëren van impact met jouw evenement op een duurzame manier.

Creativiteit ten top

Nu er geen live evenementen zijn, kunnen we de onlinemogelijkheden tot delen en inspireren ontdekken. ‘Vindingrijke initiatieven die ik waarneem zijn bijvoorbeeld die van een fotograaf die mensen vanachter het glas portretteert. Bijzonder en mooi. Of cateraars die hun normale bestellingen weg hebben zien vallen, maar de schouders eronder zetten en met behulp van crowdfunding eten bereiden en doneren aan de voedselbank of zorginstellingen. Een bevriende styliste heeft decoratiematerialen op voorraad en verhuurt deze nu in thematische sfeerboxen om je romantische thuisdiner stijlvol aan te kleden. Er is zoveel creativiteit, dat vind ik zo tof!’

Support de Eventbranche

Tijdens deze Coronacrisis blijft Sonja strijdvaardig en positief. ‘De uitdaging waar we nu als gehele branche voor staan, is nog nooit zo omvangrijk geweest. Deze bijzondere tijden raken ons allemaal en er zijn mooie samenwerkingen ontstaan. Samen met twee andere eventprofessionals zijn we het platform ‘Support de Eventbranche’ gestart. Een online platform waar we alle lichtjes en sparkles uit de evenementenwereld delen ter inspiratie. Al deze initiatieven geven mij veel energie en inspireren mij. Door deze op het platform te delen kunnen ook andere mensen hun hart ophalen aan zoveel mooie initiatieven, ideeën en acties.’

‘In plaats van alleen maar oplossingsgericht bezig te zijn, nodigen we je ook uit om te kijken naar het grote geheel. We zitten allemaal in hetzelfde schuitje en staan er niet alleen voor. Via het platform willen we meer zichtbaarheid geven aan met name eventtoeleveranciers. Inmiddels hebben we ruim 400 volgers en dat aantal groeit met de dag.’

Willen in plaats van moeten

‘Kijk eens naar wat we nu al bereikt en gedaan hebben? Omdat het moet en we ertoe gedwongen worden. Wat kunnen we dan wel niet bereiken als we het ook echt wíllen? Ik spreek dan ook over intrinsieke motivatie als ik het heb over duurzaamheid. Willen is daarbij een belangrijk woord, we houden namelijk niet van ‘moeten’.’

Nieuwe gewoontes

We weten niet hoe de situatie er over een paar maanden uit zal zien en niemand zal dat nauwkeurig kunnen voorspellen. Sonja neemt een versneld bewustzijn waar en hoopt dat we na deze crisis bewuster in het leven zullen staan en onze keuzes meer weloverwogen zullen maken. ‘Nieuwe gewoontes aanleren kost doorgaans 3 maanden en deze heersende crisis is minimaal van deze lengte. De snelheid is uit het leven gehaald en we zijn even tot stilstand gemaand. Laten we uit deze beproeving vooral de mooie dingen halen en deze in de toekomst voorzetten.’

Kleine duurzame veranderingen

Juist nu is een goed moment voor locaties en eventmanagers om hun beleid en handelen ten aanzien van duurzaamheid onder de loep te nemen. ‘We krijgen de gelegenheid na te denken over hoe we straks verder willen gaan’, zegt Sonja. ‘Neem deze gelegenheid om te onderzoeken waar je met relatief kleine veranderingen kunt verduurzamen of verminderen. Het gaat niet om de grootte van de verandering maar om de impact die deze verandering heeft.’

Gepubliceerd op Events.nl

Tekst: Nathalie Schalke