XREvents

XR Events staat midden in de actie

Razendsnel heeft Sonja Schaefers, Eigenaar XR Events, de fijne kneepjes van het showcalling en de organisatie van online evenementen in de vingers gekregen. Terloops sprak zij in een eerder gesprek haar wens uit meer met virtual reality en digitalisering te mogen gaan doen. ‘Be carefull what you wish for’, lachen we nu om de onverwacht snelle respons van het universum. De uitdaging lag daar en Sonja pakte hem met beide handen aan. ‘Meerdaagse online events, waarbij ik als spin in het web midden in de actie zit en niet kan verslappen, daar hou ik van.’

Munitie geven en totale overview

‘Bij een online event ben je volledig afhankelijk van de technici en de mensen op de vloer. Hoe eerder je in het voortraject met alle betrokken partijen in gesprek gaat, hoe soepeler een event zal verlopen. Je hebt deze gesprekken nodig om iedereen van munitie te voorzien om je event op de beste manier vorm te geven.’

Bij een online event is een crew van technici aanwezig bestaande uit mensen die het beeld bepalen, een team voor de programmering, geluidsmensen en technici die ervoor zorgen dat de inbellers allemaal juist verbonden worden. ‘Als showcaller ofwel regisseur ben ik de spin in dit web en zorg ik voor de totale overview. Een twee uur durende uitzending is behoorlijk intensief en hoge concentratie en alertheid is vereist. Ik moet continu scherp zijn en heel goed luisteren. Wat gebeurt er op het podium? Wat komt hierna? Ik tref dan ook altijd zelf de voorbereidingen en maak het technisch draaiboek. De combinatie van voorbereiden en uitvoeren maakt een online event voor mij heel interessant om vorm te geven.’

Technische uitdagingen

‘De grootste uitdaging nu is wel het online vormgeven van beurzen. De beleving die ik toe nu toe bij initiatieven heb gezien benadert nog lang niet de sfeer van live ontmoetingen’, vertelt Sonja. ‘Ik zie voor me hoe we een virtuele stand creëren waar je doorheen kunt lopen en alles wat je aanraakt geeft informatie over het product of bedrijf. Door gebruik te maken van Virtual of Augmented Reality maak je een voorheen platte pagina al een stuk aantrekkelijker voor zowel de bezoeker als de standhouder. Alles draait om de inhoud én beleving. Dat laatste moeten we online niet vergeten.’

‘Dit soort ontwikkelingen kosten tijd en geld. Vanuit mijn natuurlijke interesse doe ik hier veel research naar en ervaring in op en ga ik me hier verder in specialiseren. Deze pijler sluit ook fantastisch aan op mijn moederspecialisme: duurzaamheid.’

De circulaire samenleving

Online zijn er nog steeds veel duurzaamheidsaspecten waarmee rekening gehouden kan worden. Sonja: ‘Het draait allemaal om keuzes en afwegingen. Wat is voor jouw beurs, congres of event nodig? Kijk dan naar de verschillende aanbieders. Duurzaamheid is automatisch een thema, want online is niet per definitie duurzaam. Als je de opnamelocatie ver uit de buurt van je gasten en technici kiest dan is er nog steeds veel reisbeweging. Kijk naar het decor. Is dat een print die je maar één keer kunt gebruiken of kan je met een digitaal scherm elke gewenste achtergrond creëren? Kleine dingen maken een groot verschil op weg naar een circulaire samenleving.’

Kennis delen via: De Taal der Techniek

‘Momenteel werk ik voor de gehele branchedriehoek: leveranciers, opdrachtgevers en organisatiebureaus. Binnen die verschillende disciplines zag ik veel miscommunicatie ontstaan doordat we simpelweg niet dezelfde taal spreken. Daarin wilde ik graag verandering brengen en organiseerde het webinar: De Taal der Techniek, om elkaar beter te leren begrijpen.  Overheidsinstanties, corporates, bureaus en zelfstandigen namen deel. Dat zegt iets over de interesse en noodzaak van dit onderwerp. Mijn nieuwe ervaringen, opgedane kennis en inzichten deel ik graag met anderen uit de branche. Ik vind dat je dat soort waardevolle informatie niet voor jezelf mag houden als je wilt dat alles, in zijn geheel, beter wordt.’

Artikel gepubliceerd op https://www.events.nl/nieuws/xr-events-staat-midden-de-actie

Events verduurzamen, duurzaam of circulair organiseren?

circulaire economie

Je hoort de woorden duurzaamheid en circulair steeds meer voorbijkomen in de evenementenbranche. Maar wat is nou het verschil? Soms lijkt het erop dat die woorden in ieder gesprek naar voren komen, maar wat moet je er eigenlijk mee? Het is duidelijk dat de focus de komende jaren steeds meer gelegd wordt op duurzaamheid.

Circulair

Circulair zegt het al, het is een cirkel. Alle onderdelen zullen hergebruikt moeten kunnen worden. Ieder onderdeel in de keten moet dan ook circulair zijn. Een volledig circulair evenement is vooralsnog een megagrote uitdaging. Wel kun je bepaalde onderdelen van je evenement circulair maken. Zoals een cateraar kiezen die van restanten van voedsel, eten maakt of een locatie uitkiezen die circulair is gebouwd.

Duurzaam

Een duurzaam evenement is een evenement waarbij er vanaf de start van de organisatie rekening gehouden is en bewuste keuzes zijn gemaakt t.o.v. de impact op het milieu en de samenleving. Deze dient zo min mogelijk te zijn. Daarbij is iedere stap in de keten even belangrijk. Je kunt namelijk 3 dagen lang volop afval gescheiden hebben, maar als de afvalverwerker het daarna op 1 hoop gooit, is al je moeite voor niets geweest. Belangrijk is dat als je een duurzaam evenement wilt organiseren, dat je het vanaf het concept/ plan tot aan de evaluatie duurzaam maakt. XR Events kan hierin van begin tot einde adviseren. 1 van de middelen hiervoor is een quick scan, we kijken dan op welk gebied je kan verduurzamen en verbinden je aan de juiste partners.

Verduurzamen

Verduurzamen kan al met kleine stapjes. Iedere stap is er 1. Om ineens een duurzaam evenement te organiseren is een grote omschakeling. Het is wel mogelijk om direct te verduurzamen. Verduurzamen is namelijk een keuze, op welk niveau ook en onder te verdelen in de segmenten:

  • Energie
  • Mobiliteit
  • Food & Beverages
  • Sociale duurzaamheid

Ieder segment is weer onder te verdelen in subonderwerpen. Dit hangt natuurlijk volledig af van de door jou te organiseren evenement. Bekijk daarom zo vroeg mogelijk op welke onderdelen je zou kunnen verduurzamen. Stel doelen!

Voorbeelden van waar je direct invloed op uit kan oefenen als eventmanager. Uitgaande van dat je gelijk bij de start van de organisatie betrokken bent.

* Voedsel; wist je dat voor 1kg rundvlees, 15.500 liter water nodig is? Is een volledig vegetarisch menu voor jouw doelgroep net even teveel van het goede? Dan ben je al aan het verduurzamen als je gaat voor een 80% vegetarisch menu kiest!

* Goodies; weet waar je je goodies vandaan haalt. Vele event gadget leveranciers hebben helaas nog veel producten die verpakt zijn in plastic. Er komen steeds meer leveranciers die wel bewust en duurzamere alternatieven aanbieden. Dat gezegd hebbende, denk ook goed na over of je je bezoekers wel zo blij maakt met de goodie/ gadget die je weg wilt geven.

* Locatie; Kies voor een eventlocatie die past bij jouw doelgroep/ event én die bewust omgaat met duurzaamheid. De ene heeft zonnepanelen op het dak, de ander heeft een volledig vegetarische keuken of probeert zoveel mogelijk hun restafval te reduceren door gebruikt te maken van Artificial Intelligence. Stel vragen tijdens je locatiebezoek en wees kritisch. Een goede partner denkt met je mee.

De tegenwerpingen die we allemaal tegenkomen; Geen tijd en geld

De tegenwerpingen zijn er nog volop. Diegene die hierbij vaak genoemd worden zijn: zoveel tijd hebben we daarvoor niet en dat kost geld. Maar als je op tijd begint, kan dat zelfs tijd opleveren! Bepaalde onderdelen zullen dan wellicht niet ingezet worden of je bedenkt een alternatief die veel minder impact heeft op je workload. Vergeet niet: jouw duurzame leverancier is expert, laat hen doen waar ze goed in zijn! Iedereen die over een budget gaat wil graag direct resultaat zien in de balans. Kosten zijn daarbij een belangrijke indicator, maar voordat je zegt: dat kost geld; kijk naar de alternatieven! Vaak is het verrassend hoeveel iets kost of juist niet.

Wat als…

Wees kritisch, kijk naar je leveranciers, de locaties, de benodigde materialen. Sluit dit niet aan op jouw gewenste niveau van verduurzamen, vraag dan naar de alternatieven. Maar wees ook kritisch naar jezelf. Start met een wat als in plaats van een ja maar.

Begin is het advies. Iedere stap naar verduurzamen is er 1!

Wil je meer weten over hoe je jouw evenementen kan verduurzamen? Neem dan contact op via info@xr-events.nl.

De regie in handen

Van live naar online gaan heeft veel impact gehad.

Wij nemen de regie in handen, ook als we live gaan. XR Events kan ook ingezet worden als showcaller en regisseur van jouw online event. Inmiddels hebben we in het afgelopen jaar al zo’n 20 (middel)grote events mogen regisseren.

We houden deze kennis niet alleen bij ons, maar we delen deze ook met de opdrachtgever. Zodat bij een volgend event, de communicatie efficiënter zal zijn. Want technici spreken toch echt een andere taal. Zodra je die begrijpt, maakt het je leven een stuk gemakkelijker.

XR Events in een stroomversnelling

De evenementenbranche is blijvend veranderd en vergt veel van ieders geduld, flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Sonja Schaefers, Eigenaar XR Events was al op de goede weg met haar missie ter verduurzaming en het verkennen van onlinemogelijkheden en offlinecombinaties. ‘De ontwikkelingen op dit gebied zijn door Corona in een stroomversnelling gekomen. Online of hybride events hebben minder impact op milieu en omgeving en bieden nu ook het grootste bereik en de meeste mogelijkheden.’

De regie in handen

Door de steeds veranderende situatie is het ver vooruitplannen van een bijeenkomst of event nagenoeg onmogelijk geworden. De branche reageert ad hoc op aangescherpte maatregelen of juist de versoepeling ervan.

Sonja: ‘Binnen twee weken moet een event of programma staan en dat vergt veel aanpassingsvermogen en flexibiliteit van zowel leveranciers als opdrachtnemers en opdrachtgevers.’

‘In razend tempo heb ik mijn expertise kunnen verdiepen en uitbreiden op het gebied van online- en hybride events. Bij de vormgeving van dit soort evenementen gaat het vooral om inhoud, interactie, samenwerken, techniek, de juiste camerashots, invalshoeken, een goed (technisch) draaiboek en de overkoepelende regie.’

De boodschap reikt verder

De werkzaamheden van Sonja hebben een extra dimensie gekregen. ‘Online events horen er nu bij en zijn een blijvertje. Dat het hele event wordt opgenomen en nog tot in de lengte der dagen kan worden teruggekeken is niet alleen leuk maar vergroot ook het bereik van de boodschap. We zullen absoluut teruggaan naar live zodra de omstandigheden dat weer toelaten want er gaat niets boven elkaar werkelijk ontmoeten, maar hybride en online mogelijkheden zullen onlosmakelijk verbonden blijven aan een evenement. Mensen hebben dit inmiddels omarmd.’

Beach Clean up

Na deelname aan de Beach Clean Up Tour van de Noord-Hollandse Daan Strang is het idee ontstaan om daarvan een teambuildingactiviteit, die maatschappelijk verantwoord, duurzaam en leerzaam is, te ontwikkelen. ‘Naast dat deze activiteit voor de nodige lichamelijke inspanning zorgt word je als deelnemer met de neus op de feiten gedrukt over de impact van ons nonchalante wegwerpgedrag op het milieu.’ Is het dan alleen maar confronterend? ‘Uiteraard is het vooral heel leuk om te doen’ lacht Sonja. ‘Je levert direct een positieve bijdrage aan de omgeving, kunt onderhoudende discussies voeren tijdens het diner en hoort van de doorgewinterde gids alle ins, outs en wetenswaardigheden van de regio.’

Waardevolle tussenschakel

Er zijn op het gebied van online- en hybride events zoveel partijen, platforms en (streaming)mogelijkheden dat opdrachtgevers er een hele kluif aan hebben om het juiste team samen te stellen die hun doelstellingen en verwachtingen kunnen omzetten naar het ideale event. ‘Freelance-eventmanagers en bureaus kunnen met hun ervaring een adviserende en coördinerende rol in dit nieuwe speelveld vervullen en partijen en expertises samenbrengen’, legt Sonja uit. ‘Voor een opdrachtgever scheelt dit veel voorbereidingstijd en research. We kunnen hen, met de inmiddels veelvuldig opgedane ervaring, aan de hand nemen en laten zien wat de verschillende mogelijkheden en partijen voor effect en impact hebben op het gewenste event. Slechte achtergronden of haperende verbindingen kunnen echt niet meer. Inmiddels zijn er flinke slagen gemaakt qua professionalisering en hoeft een online event niet onder te doen voor een gevestigd televisieprogramma.’

Masterclass Duurzaam Eventmanagement

Om anderen mee te nemen in haar duurzame ideaal en met hen de kneepjes, in en outs te delen bij het organiseren van een duurzaam event heeft Sonja de driedaagse Masterclass Duurzaam Eventmanagement ontwikkelt. Een masterclass waarin kijkjes in keukens worden gegeven, bewustwording wordt gestimuleerd en casestudies onderzocht.
‘Samen met de Verspillingsfabriek, Novotel Amsterdam Schiphol Airport en de Eventfabriek nodigen we eventmanagers en bureaus uit te kijken naar de gehele keten. Waar zijn de (onverwachte) mogelijkheden tot verduurzaming? Anno nu kom je echt niet meer weg met: we hebben het plasticgebruik gereduceerd.’

https://www.events.nl/nieuws/xr-events-stroomversnelling

Give me cues!

Online events

Wij zijn live, maar dan online 😉

XR Events is de afgelopen dagen aan het werk geweest als support voor een AV bedrijf. Zodat de technici zich kunnen richten op hun werk en de juiste cues krijgen.

Showcalling, producing, regisseren, hoe je het ook wilt noemen, wij staan klaar!

Eventfabriek duurzame partner van Masterclass

Partner zijn van de Masterclass Duurzaam Event Management betekent meer dan preffered supplier zijn.

Want partners zoals de Eventfabriek zullen ook hun bijdrage leveren aan de inhoud van de masterclass. Zij geven letterlijk en figuurlijk een kijkje in de keuken.

In het geval van de Eventfabriek is het Quinten Huigen (eigenaar) die op de 3e dag zijn visie geeft op verduurzaming en wat dat voor zijn bedrijf en bedrijfsvoering betekend.

Quinten : “Ik heb jazzgitaar gestudeerd op het conservatorium voordat ik begon met ondernemen en ben altijd heel erg met duurzaamheid bezig geweest, als ondernemer maar ook zeker privé. Practice what you preach! Het is mijn persoonlijke doel om de wereld groener achter te laten dan ik em gevonden heb, en dat vertaalt zich in een leven lang leren over duurzaamheid, maar ook het weer doorgeven van de lessen die we onderweg tegen zijn gekomen. Samen kunnen we het verschil maken.”

Dat is ook wat we gaan doen tijdens deze 3-daagse, samen het verschil maken. Want ook jij als deelnemer neemt jouw ervaringen mee, naast die van de partners.

Nieuwsgierig geworden en wil je meer weten? Klik dan hier.

Primeur! 1e Masterclass Duurzaam Event Management in Nederland

‘We weten allemaal wel dat minder vlees serveren een stap is naar het verduurzamen van je evenement, maar wat gebeurt achter de schermen? Door beter inzicht te hebben in wat leveranciers bezighoudt, kun je effectieve vragen stellen aan je opdrachtgever en samen tot oplossingen komen die iedereen verder helpen. Deelnemers gaan bewustere keuzes maken en vertalen deze naar een plan. Toekomstige opdrachtgevers zullen snel de toegevoegde waarde bij hun events gaan ervaren.

Nieuwsgierig? Klik hier voor meer informatie.

Link naar het nieuwsbericht op events.nl

Workshop: “verduurzamen van evenementen”

Het verduurzamen van evenementen kun jij ook en het is simpeler dan je misschien denkt!

In september geven wij een worskhop “het verduurzamen van evenementen”! De eerste in lijn, want er is zoveel over te vertellen!

Wil jij weten waar je op kan verduurzamen, ben je bereid kritisch te kijken naar wat er veranderd kan worden en WIL je jouw evenementen gaan verduurzamen?

De workhop zal op locatie plaatsvinden. Juist om jullie te stimuleren om ook jouw kennis te delen én actief deel te nemen aan het interactieve gedeelte van de workshop. Want ja, je moet er wel voor werken 😉

Schrijf je dan in via dit aanmeldformulier!