De regie in handen

Van live naar online gaan heeft veel impact gehad.

Wij nemen de regie in handen, ook als we live gaan. XR Events kan ook ingezet worden als showcaller en regisseur van jouw online event. Inmiddels hebben we in het afgelopen jaar al zo’n 20 (middel)grote events mogen regisseren.

We houden deze kennis niet alleen bij ons, maar we delen deze ook met de opdrachtgever. Zodat bij een volgend event, de communicatie efficiënter zal zijn. Want technici spreken toch echt een andere taal. Zodra je die begrijpt, maakt het je leven een stuk gemakkelijker.

XR Events in een stroomversnelling

De evenementenbranche is blijvend veranderd en vergt veel van ieders geduld, flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Sonja Schaefers, Eigenaar XR Events was al op de goede weg met haar missie ter verduurzaming en het verkennen van onlinemogelijkheden en offlinecombinaties. ‘De ontwikkelingen op dit gebied zijn door Corona in een stroomversnelling gekomen. Online of hybride events hebben minder impact op milieu en omgeving en bieden nu ook het grootste bereik en de meeste mogelijkheden.’

De regie in handen

Door de steeds veranderende situatie is het ver vooruitplannen van een bijeenkomst of event nagenoeg onmogelijk geworden. De branche reageert ad hoc op aangescherpte maatregelen of juist de versoepeling ervan.

Sonja: ‘Binnen twee weken moet een event of programma staan en dat vergt veel aanpassingsvermogen en flexibiliteit van zowel leveranciers als opdrachtnemers en opdrachtgevers.’

‘In razend tempo heb ik mijn expertise kunnen verdiepen en uitbreiden op het gebied van online- en hybride events. Bij de vormgeving van dit soort evenementen gaat het vooral om inhoud, interactie, samenwerken, techniek, de juiste camerashots, invalshoeken, een goed (technisch) draaiboek en de overkoepelende regie.’

De boodschap reikt verder

De werkzaamheden van Sonja hebben een extra dimensie gekregen. ‘Online events horen er nu bij en zijn een blijvertje. Dat het hele event wordt opgenomen en nog tot in de lengte der dagen kan worden teruggekeken is niet alleen leuk maar vergroot ook het bereik van de boodschap. We zullen absoluut teruggaan naar live zodra de omstandigheden dat weer toelaten want er gaat niets boven elkaar werkelijk ontmoeten, maar hybride en online mogelijkheden zullen onlosmakelijk verbonden blijven aan een evenement. Mensen hebben dit inmiddels omarmd.’

Beach Clean up

Na deelname aan de Beach Clean Up Tour van de Noord-Hollandse Daan Strang is het idee ontstaan om daarvan een teambuildingactiviteit, die maatschappelijk verantwoord, duurzaam en leerzaam is, te ontwikkelen. ‘Naast dat deze activiteit voor de nodige lichamelijke inspanning zorgt word je als deelnemer met de neus op de feiten gedrukt over de impact van ons nonchalante wegwerpgedrag op het milieu.’ Is het dan alleen maar confronterend? ‘Uiteraard is het vooral heel leuk om te doen’ lacht Sonja. ‘Je levert direct een positieve bijdrage aan de omgeving, kunt onderhoudende discussies voeren tijdens het diner en hoort van de doorgewinterde gids alle ins, outs en wetenswaardigheden van de regio.’

Waardevolle tussenschakel

Er zijn op het gebied van online- en hybride events zoveel partijen, platforms en (streaming)mogelijkheden dat opdrachtgevers er een hele kluif aan hebben om het juiste team samen te stellen die hun doelstellingen en verwachtingen kunnen omzetten naar het ideale event. ‘Freelance-eventmanagers en bureaus kunnen met hun ervaring een adviserende en coördinerende rol in dit nieuwe speelveld vervullen en partijen en expertises samenbrengen’, legt Sonja uit. ‘Voor een opdrachtgever scheelt dit veel voorbereidingstijd en research. We kunnen hen, met de inmiddels veelvuldig opgedane ervaring, aan de hand nemen en laten zien wat de verschillende mogelijkheden en partijen voor effect en impact hebben op het gewenste event. Slechte achtergronden of haperende verbindingen kunnen echt niet meer. Inmiddels zijn er flinke slagen gemaakt qua professionalisering en hoeft een online event niet onder te doen voor een gevestigd televisieprogramma.’

Masterclass Duurzaam Eventmanagement

Om anderen mee te nemen in haar duurzame ideaal en met hen de kneepjes, in en outs te delen bij het organiseren van een duurzaam event heeft Sonja de driedaagse Masterclass Duurzaam Eventmanagement ontwikkelt. Een masterclass waarin kijkjes in keukens worden gegeven, bewustwording wordt gestimuleerd en casestudies onderzocht.
‘Samen met de Verspillingsfabriek, Novotel Amsterdam Schiphol Airport en de Eventfabriek nodigen we eventmanagers en bureaus uit te kijken naar de gehele keten. Waar zijn de (onverwachte) mogelijkheden tot verduurzaming? Anno nu kom je echt niet meer weg met: we hebben het plasticgebruik gereduceerd.’

https://www.events.nl/nieuws/xr-events-stroomversnelling

Give me cues!

Online events

Wij zijn live, maar dan online 😉

XR Events is de afgelopen dagen aan het werk geweest als support voor een AV bedrijf. Zodat de technici zich kunnen richten op hun werk en de juiste cues krijgen.

Showcalling, producing, regisseren, hoe je het ook wilt noemen, wij staan klaar!

Eventfabriek duurzame partner van Masterclass

Partner zijn van de Masterclass Duurzaam Event Management betekent meer dan preffered supplier zijn.

Want partners zoals de Eventfabriek zullen ook hun bijdrage leveren aan de inhoud van de masterclass. Zij geven letterlijk en figuurlijk een kijkje in de keuken.

In het geval van de Eventfabriek is het Quinten Huigen (eigenaar) die op de 3e dag zijn visie geeft op verduurzaming en wat dat voor zijn bedrijf en bedrijfsvoering betekend.

Quinten : “Ik heb jazzgitaar gestudeerd op het conservatorium voordat ik begon met ondernemen en ben altijd heel erg met duurzaamheid bezig geweest, als ondernemer maar ook zeker privé. Practice what you preach! Het is mijn persoonlijke doel om de wereld groener achter te laten dan ik em gevonden heb, en dat vertaalt zich in een leven lang leren over duurzaamheid, maar ook het weer doorgeven van de lessen die we onderweg tegen zijn gekomen. Samen kunnen we het verschil maken.”

Dat is ook wat we gaan doen tijdens deze 3-daagse, samen het verschil maken. Want ook jij als deelnemer neemt jouw ervaringen mee, naast die van de partners.

Nieuwsgierig geworden en wil je meer weten? Klik dan hier.

Primeur! 1e Masterclass Duurzaam Event Management in Nederland

‘We weten allemaal wel dat minder vlees serveren een stap is naar het verduurzamen van je evenement, maar wat gebeurt achter de schermen? Door beter inzicht te hebben in wat leveranciers bezighoudt, kun je effectieve vragen stellen aan je opdrachtgever en samen tot oplossingen komen die iedereen verder helpen. Deelnemers gaan bewustere keuzes maken en vertalen deze naar een plan. Toekomstige opdrachtgevers zullen snel de toegevoegde waarde bij hun events gaan ervaren.

Nieuwsgierig? Klik hier voor meer informatie.

Link naar het nieuwsbericht op events.nl

Workshop: “verduurzamen van evenementen”

Het verduurzamen van evenementen kun jij ook en het is simpeler dan je misschien denkt!

In september geven wij een worskhop “het verduurzamen van evenementen”! De eerste in lijn, want er is zoveel over te vertellen!

Wil jij weten waar je op kan verduurzamen, ben je bereid kritisch te kijken naar wat er veranderd kan worden en WIL je jouw evenementen gaan verduurzamen?

De workhop zal op locatie plaatsvinden. Juist om jullie te stimuleren om ook jouw kennis te delen én actief deel te nemen aan het interactieve gedeelte van de workshop. Want ja, je moet er wel voor werken 😉

Schrijf je dan in via dit aanmeldformulier!

    IS DUURZAAMHEID INEENS ONBELANGRIJK GEWORDEN?

    Als we iets kunnen als eventplanners is het snel schakelen. Dat zien we nu ook gebeuren, inspirerend om te zien. Al lijkt het wel of de huidige aanpassingen ten koste gaan van duurzaamheid.

    Ben jij iemand die vast houdt aan wat er geweest is en dat zo vormgeeft dat het aan de richtlijnen voldoet of ben jij iemand die een andere wereld voor zich ziet, waarin aspecten van “vroeger” passen?

    Is het nieuwe normaal, wel normaal?

    Hoe passen we ons aan?

    De 1,5 metersamenleving, wat houdt dat naast de fysieke afstand eigenlijk in? Dat antwoord zal per onderneming, dienst, product er heel anders uit kunnen zien. Voor evenementen heeft het een enorme impact op hoeveel mensen er aanwezig kunnen zijn, waar ze naar binnen komen, hoe we ze ontvangen (hebben we onbewust al afscheid genomen van het handen schudden?), welke locatie het meeste geschikt is, hoe de lunch wordt geserveerd en ga zo maar door.

    Hoe pakken we het aan, gaan we vanuit een standaard template per onderwerp kijken hoe we het aan kunnen passen of beginnen we blanco en gaan we out of de box denken?

    Huidige voorbeelden bestaan uit veel wegwerpartikelen

    De voorbeelden die ik al geregeld langs zie komen blijven veelal bij het oude. Met wat aanpassingen om er een “geschikt” evenement van te maken. Geschikt is daarbij een dubbel woord, want het houdt zich inderdaad aan de RIVM-richtlijnen, maar helaas zien we ook dat er juist op duurzaamheid dan weer ingeleverd wordt. De disposables, lunchboxes en take away koffiebekers waren tot voor kort steeds meer taboe, maar worden nu zonder pardon genoemd.

    Jammer! Want juist nu zou je de vrije hand in kunnen hebben over hoe je jouw evenement niet alleen aanpast op probleemoplossend niveau, maar ook hoe je het voor een langere periode en dus strategisch in kan zetten.

    Denk vanuit een strategisch plan

    Vanuit een strategisch, langetermijnplanning werken in plaats van vanuit losse punten levert meer op en is uiteindelijk dan ook goedkoper. Dit geldt ook voor duurzaamheid. Pak het direct bij de wortels aan. In deze tijd hebben we het dan niet over zonnepanelen of een nieuw composteermachine, maar over jouw bedrijf.

    Als je duurzaamheid direct in het strategisch plan verwerkt en dus ook gelijk bespreekbaar hebt gemaakt. Zal dit snel zijn vruchten afwerpen. Keuzes worden namelijk gemakkelijker gemaakt. Bij bijvoorbeeld een doelstelling als “zo min mogelijk afval”, zal biologisch afbreekbaar plastic geen keuze zijn en hoef je deze dan ook niet in te kopen. Daarbij kun je ook je toeleveranciers vragen om zo min mogelijk verpakkingen te gebruiken. Scheelt weer een hoop uitpakwerk!

    Stel jezelf de vragen:

    • Wat kan ik doen op het gebied van voedselverspilling?
    • Wat kan ik doen op het gebied van verpakkingen, transport, communicatie en mijn personeel?

    Promoot je jouw bedrijf bijvoorbeeld met: “we hebben genoeg parkeerplekken voor de deur”, terwijl het treinstation 5 min lopen is? Dan is er werk aan de winkel.

    Deze blog is geschreven in opdracht van Eventgoodies. XR Events is in 2020 als gastblogger bij hen aangesloten.

    Interview XR Events op Events.nl: High Social Impact

    XR Events staat voor duurzame, maatwerkconcepten en heeft de missie evenementen te organiseren met high social en een zo low environmental mogelijke impact. ‘Op weg naar wat de nieuwe norm zal zijn, begeleid ik mensen en organisaties, via hun evenementen, naar duurzame keuzes en oplossingen,’ vertelt Sonja Schaefers, eigenaresse XR Events.

    In 2017 maakte Sonja vanuit een marketingachtergrond bij grote labels, een vliegende start met strategisch eventmanagement via ‘Sonja Regelt Het!’ Anno 2019 veranderde zij haar bedrijfsnaam in: XR Events. Een naam waarbij de X staat voor eXtended en de R voor Results en die beter aansluit bij waar zij nu voor staat: het creëren van impact met jouw evenement op een duurzame manier.

    Creativiteit ten top

    Nu er geen live evenementen zijn, kunnen we de onlinemogelijkheden tot delen en inspireren ontdekken. ‘Vindingrijke initiatieven die ik waarneem zijn bijvoorbeeld die van een fotograaf die mensen vanachter het glas portretteert. Bijzonder en mooi. Of cateraars die hun normale bestellingen weg hebben zien vallen, maar de schouders eronder zetten en met behulp van crowdfunding eten bereiden en doneren aan de voedselbank of zorginstellingen. Een bevriende styliste heeft decoratiematerialen op voorraad en verhuurt deze nu in thematische sfeerboxen om je romantische thuisdiner stijlvol aan te kleden. Er is zoveel creativiteit, dat vind ik zo tof!’

    Support de Eventbranche

    Tijdens deze Coronacrisis blijft Sonja strijdvaardig en positief. ‘De uitdaging waar we nu als gehele branche voor staan, is nog nooit zo omvangrijk geweest. Deze bijzondere tijden raken ons allemaal en er zijn mooie samenwerkingen ontstaan. Samen met twee andere eventprofessionals zijn we het platform ‘Support de Eventbranche’ gestart. Een online platform waar we alle lichtjes en sparkles uit de evenementenwereld delen ter inspiratie. Al deze initiatieven geven mij veel energie en inspireren mij. Door deze op het platform te delen kunnen ook andere mensen hun hart ophalen aan zoveel mooie initiatieven, ideeën en acties.’

    ‘In plaats van alleen maar oplossingsgericht bezig te zijn, nodigen we je ook uit om te kijken naar het grote geheel. We zitten allemaal in hetzelfde schuitje en staan er niet alleen voor. Via het platform willen we meer zichtbaarheid geven aan met name eventtoeleveranciers. Inmiddels hebben we ruim 400 volgers en dat aantal groeit met de dag.’

    Willen in plaats van moeten

    ‘Kijk eens naar wat we nu al bereikt en gedaan hebben? Omdat het moet en we ertoe gedwongen worden. Wat kunnen we dan wel niet bereiken als we het ook echt wíllen? Ik spreek dan ook over intrinsieke motivatie als ik het heb over duurzaamheid. Willen is daarbij een belangrijk woord, we houden namelijk niet van ‘moeten’.’

    Nieuwe gewoontes

    We weten niet hoe de situatie er over een paar maanden uit zal zien en niemand zal dat nauwkeurig kunnen voorspellen. Sonja neemt een versneld bewustzijn waar en hoopt dat we na deze crisis bewuster in het leven zullen staan en onze keuzes meer weloverwogen zullen maken. ‘Nieuwe gewoontes aanleren kost doorgaans 3 maanden en deze heersende crisis is minimaal van deze lengte. De snelheid is uit het leven gehaald en we zijn even tot stilstand gemaand. Laten we uit deze beproeving vooral de mooie dingen halen en deze in de toekomst voorzetten.’

    Kleine duurzame veranderingen

    Juist nu is een goed moment voor locaties en eventmanagers om hun beleid en handelen ten aanzien van duurzaamheid onder de loep te nemen. ‘We krijgen de gelegenheid na te denken over hoe we straks verder willen gaan’, zegt Sonja. ‘Neem deze gelegenheid om te onderzoeken waar je met relatief kleine veranderingen kunt verduurzamen of verminderen. Het gaat niet om de grootte van de verandering maar om de impact die deze verandering heeft.’

    Gepubliceerd op Events.nl

    Tekst: Nathalie Schalke